Giới thiệu
Giám định & Tuân thủ Nhà máy là một công cụ trong chuỗi cung ứng, được sử dụng để thu thập, xác minh và quản lý dữ liệu của nhà máy và đơn vị sản xuất. Trong công cụ này, bạn cũng có thể thu thập và lưu trữ các tài liệu của nhà máy như chứng chỉ, giấy phép, chính sách và các loại tài liệu tương tự. Ngoài ra, bạn có thể bổ sung thêm thông tin liên quan đến nhà máy và đơn vị sản xuất.
Để tìm hiểu thêm về các trường dữ liệu có sẵn, vui lòng truy cập các đường dẫn sau:
Loại tài liệu
Để xác định loại tài liệu cần thu thập và nơi lưu trữ, chúng tôi cần bạn định nghĩa "loại tài liệu". Đây là thông tin mà bạn có thể tìm kiếm và lọc, đồng thời tạo các cài đặt cụ thể.
Cài đặt bao gồm: luồng phê duyệt/kích hoạt và thời hạn/hiệu lực.
Khi quyết định thu thập tài liệu thông qua giám định, bạn sẽ quyết định loại tài liệu nào mà nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất cần tải lên tệp.
Luồn phê duyệt
Có hai tùy chọn khi nói đến phê duyệt/kích hoạt:
- Một tài liệu có thể cần được xem xét và phê duyệt để được kích hoạt và khả dụng trên trang của nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất.
- Một tài liệu có thể được kích hoạt ngay sau khi gửi.
Trong trường hợp bạn cần xem xét và phê duyệt, bạn cũng cần xác định người chịu trách nhiệm. Người chịu trách nhiệm có thể là người dùng hoặc nhóm. Bạn có thể thiết lập tùy chọn này trong mục "phê duyệt tài liệu".
Thiết lập cơ bản là tài liệu cần được phê duyệt. Nếu không, vui lòng thông báo cho bộ phận hỗ trợ để họ có thể chỉnh sửa trong tài khoản của bạn.
Để biết thêm thông tin về cách cấu hình quy trình phê duyệt tài liệu trong Qarma, vui lòng tham khảo hướng dẫn này.
Thời hạn của tài liệu
Tài liệu có thể hết hạn hoặc vẫn hoạt động cho đến khi được lưu trữ thủ công.
Ngày hết hạn được thiết lập trên loại tài liệu, và ngày hết hạn thực tế được xác định trên tài liệu khi tải lên hoặc phê duyệt.
Bạn sẽ cần thông báo cho bộ phận hỗ trợ về các quy tắc hết hạn của các loại tài liệu khác nhau.
Thu thập tài liệu
Có hai cách để thêm tài liệu vào trang nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất.
- Được tải lên bởi một thành viên trong nhóm có quyền truy cập trực tiếp vào trang nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất.
- Nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất tải tài liệu lên trong quá trình kiểm toán hoặc đánh giá trực tuyến.
Đối với trường hợp 1), bạn có thể thực hiện việc này tại một điểm cụ thể trên trang hoặc bằng cách nhấp vào nút "thêm tài liệu" ở góc trên bên phải.
Đối với trường hợp 2), cần phải tích hợp thông tin này vào biểu mẫu kiểm tra được sử dụng cho hoạt động giám định hoặc đánh giá cụ thể. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần chọn loại điểm kiểm tra là "dữ liệu đơn vị sản xuất" hoặc "dữ liệu nhà cung cấp" và chọn loại tài liệu cụ thể mà bạn muốn thu thập.
Lưu trữ
Nếu một tài liệu đã hết hạn, hoặc vì lý do nào đó không còn hoạt động và hiển thị trên trang của nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất, bạn có thể chọn lưu trữ tài liệu đó.
Nếu bạn chọn ba dấu chấm trên một tài liệu trên trang nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất, bạn có thể chọn "lưu trữ tài liệu", "xóa tài liệu" hoặc "xem tất cả". Nếu bạn chọn "lưu trữ tài liệu", tài liệu sẽ được chuyển đến kho lưu trữ, nơi bạn luôn có thể tìm thấy.
Bạn có thể truy cập kho lưu trữ bằng cách chọn nút có ba dấu chấm ở góc trên bên phải trên trang nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất tương ứng và chọn "xem tất cả tài liệu".
Bộ lọc
Để có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất và trạng thái tài liệu của họ, cách dễ nhất là sử dụng chức năng lọc trên danh sách nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất.
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một thanh tìm kiếm và bên cạnh đó là nút "hiển thị bộ lọc". Sau khi chọn nút đó, bạn sẽ có thể chọn các loại tài liệu hoặc nhóm tài liệu cụ thể. Sau khi chọn các loại tài liệu liên quan, bạn sẽ có thể chọn trạng thái của tài liệu mà bạn muốn xem. Tại đây, bạn có các tùy chọn sau:
- Không có tài liệu: Dành cho những tài liệu chưa được tải lên.
- Đã hết hạn hoặc Bị từ chối: Dành cho những tài liệu không còn hiệu lực.
- Ngày hết hạn: hết hạn trong vòng 2 tháng, hết hạn trong vòng 6 tháng, hết hạn trong vòng một năm. Dành cho những tài liệu tìm kiếm ngày hết hạn cụ thể.
- Đã lên kế hoạch hoặc đang tiến hành: Dành cho những tài liệu đã được lên lịch kiểm toán hoặc đang được tiến hành.
- Đang xem xét: Dành cho những tài liệu đang được người phê duyệt xem xét hoặc "đang hoạt động hoặc đã phê duyệt" được áp dụng cho những tài liệu hợp lệ và sẽ được sử dụng.
Sau khi chọn bộ lọc, danh sách sẽ được thu hẹp lại và chỉ hiển thị các nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất phù hợp với tiêu chí.
Nếu bạn cảm thấy hứng thú, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để nhận một demo chúng tôi rất sẵn lòng giới thiệu những gì Qarma có thể mang lại cho bạn! Nếu bạn đã là khách hàng của Qarma và muốn bổ sung loại hình kiểm tra này vào hệ thống hiện tại, hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ support@qarmainspect.com hoặc liên hệ với người phụ trách của bạn tại Qarma.